Kako oblikovati diplomsko nalogo

V nadaljevanju bomo pokrili osnove oblikovanja diplomske naloge (oz. kateregakoli drugega pisnega izdelka) v programu Microsoft Word 2013.

Wordov dokument, katerega smo ustvarili za ta vodič, lahko dobite tukaj.
(preverite lahko, kakšne nastavitve smo uporabili za določene stvari, lahko pa ga tudi uporabite kot osnovo za vaš  izdelek – nastavitve pisave, robov… ustrezajo predpisom večine fakultet)

VSEBINA:

1. SLOGI

2.ROBOVI STRANI

3. PRELOMI STRANI IN ODSEKOV

3.1 Vstavljanje prelomov naknadno v že napisane dokumente

3.2 Prelom strani

3.3 Kako vidimo obstoječe prelome?

3.4 Prelom odseka

3.4.1 Prelom odseka – Naslednja stran

3.4.2 Prelom odseka – Liha stran

3.4.3 Kako vidimo v katerem odseku smo?

4. OŠTEVILČENJE STRANI

5. OZNAČEVANJE SLIK, TABEL, GRAFOV

5.1 Premikanje slik

6. OŠTEVILČENJE NASLOVOV IN PODNASLOVOV

7. KAZALA

7.1 Kazalo Vsebine

7.1.1 Težave s kazalom vsebine

7.2 Kazalo slik, grafov, prilog

 

Preden začnete pisati diplomsko nalogo, vam močno priporočamo, da določite sloge besedila in robove strani. Vso oblikovanje/postavitev, ki ga boste naredili, se vam bo sesulo, ko boste spremenili sloge ali robove strani. Zato je edino smiselno, da te stvari določimo najprej.

1. Slogi

Z slogi določimo velikost pisave, razmike med vrsticami, poravnavo besedila… ter še ogromno drugih stvari. S tem ko uporabljamo sloge, zagotovimo, da se v celotni nalogi uporabljajo enake nastavitve za besedilo, naslove, opise slik… Slogi so tudi osnova za izdelavo kazala vsebine (brez uporabe slogov ta ne deluje)
Sloge najdemo desno zgoraj na zavihku Osnovno. 

Pri povprečni diplomski nalogi potrebujemo ločene sloge za:
-Besedilo (Navaden)*
-Naslove in podnaslove (Naslov 1, Naslov 2, Naslov 3.. )*
-Opise slik in tabel (Slika)*
*V oklepajih so imena slogov, ki jih bomo uporabili v tem vodiču.

Za svojo nalogo lahko ustvarite nove sloge, ali pa uredite obstoječe, da ustrezajo predpisom vaše fakultete.
Da uredimo slog, desno kliknemo na njega in izberemo “Spremeni”. Spremenili bomo slog “Navaden”.

Odpre se nam naslednje okno:

Prikažejo se nam osnovne nastavitve (Ime sloga, Font, velikost pisave, poravnava..). Za več nastavitev je levo spodaj gumb “Oblika”.

Za nastavitve razmika med vrsticami kliknemo “Oblika” in nato izberemo “Odstavek”. Odpre se nam naslednje okno:

V oknu odstavek lahko nastavimo razmik vrstic (tipično ta znaša 1,5 vrstice, ampak se lahko razlikuje pri različnih fakultetah).
Nastavimo lahko tudi razmik pred in po odstavku – ta nastavitev je zelo uporabna in ponavadi nujna pri slogih za naslov (naslov 1, naslov 2..), saj ponavadi hočemo, da je pod naslovom malce prostora, preden se začne besedilo.

Ko smo zadovoljni z nastavitvami za slog Navaden, kliknemo V redu. Nato uredimo še ostale sloge, ki jih potrebujemo. Med pisanjem je potrebno biti pozoren, da uporabljamo sloge, še posebej pri naslovih, saj kazalo vsebine ne deluje, če pri naslovih niso uporabljeni slogi.

2. Robovi strani

Za urejanje robov gremo na zavihek “Postavitev strani”, kliknemo na “Robovi” in nato čisto spodaj izberemo “Prilagojeni robovi”.

V naslednjem oknu nastavimo robove glede na navodila fakultete (na levi oz. notranji strani, je rob ponavadi  za 1 cm večji od ostalih, zaradi vezave).
Na tej točki moramo tudi vedeti, ali bomo diplomo tiskali enostransko ali obojestransko:
-Če bomo tiskali enostransko, pustimo nastavitev “Več strani: Navadno
-Če bomo tiskali obojestransko, izberemo nastavitev “Več strani: Zrcalni robovi” (pri obojestranskem tisku potrebujemo na lihih straneh večji rob na levi strani, ter pri sodih straneh večji rob na desni strani).
Nastavitev “Uporabi za” pustimo na “cel dokument” (vem da se nekateri s tem ne boste strinjali, saj boste do uvoda tiskali enostransko in do uvoda nočete zrcalnih robov, ampak bomo to rešili z vstavljanjem navideznih praznih strani oz. prelomi lihe strani, ter s tem prihranili veliko časa in živcev)

 

3. Prelomi strani in odsekov

Prelom uporabimo, ko smo zaključili z vsebino na eni strani in želimo nadaljevati na drugi. Prelome je najbolje uporabljati že med samim pisanjem, saj se lahko pri kasnejšem vstavljanju pojavi težava z odvečnimi stranmi.

3.1 Vstavljanje prelomov naknadno v že napisane dokumente

Recimo, da želimo vstaviti prelom med 2. in 3. stran in da imamo že napisano vsebino na obeh straneh.
Če se postavimo na konec besedila na drugi strani in vstavimo prelom, bomo med obema stranema dobili eno nepotrebno prazno stran. Če jo pobrišemo z tipko “Backspace”, bomo v večini primerov pobrisali tudi prelom – torej nismo naredili nič.
Kako to rešiti? Postavimo se pred besedilo na 3. strani, ter pritisnemo tipko “Backspace” tolikokrat, da se besedilo iz tretje strani, premakne na drugo stran. Sedaj se postavimo pred besedilo, ki mora biti na tretji strani in vstavimo prelom.

3.2. Prelom strani

Ko pridemo do konca strani, je za nadaljevanje na naslednji strani, nabolje vstaviti navaden prelom strani (če se na naslednjo stran pomaknemo samo z tipko Enter, se nam lahko kasneje zgodi, da bo besedilo preskakovalo iz ene strani na drugo). Prelom strani vstavimo tako, da se postavimo na konec besedila na strani, ter nato na zavihku “Postavitev strani” kliknemo na “Prelomi” in izberemo “Stran” (lahko tudi uporabimo bližnjico Ctrl+Enter).

3.3. Kako vidimo obstoječe prelome?

Prelome in ostale skrite stvari, lahko vidimo tako, da na zavihku “Osnovno” vklopimo opcijo “Pokaži vse”.


Ko je ta funkcija vklopljena, nam pokaže vse skrite znake, prelome, presledke… Ko prelome vidimo, jih tudi precej lažje odstranimo (označimo jih kot navaden tekst in pobrišemo).
Prelom strani naprimer, izgleda takole:

3.4. Prelom odseka

S prelomom odseka, razdelimo dokument na poljubno število odsekov. Zakaj bi to želeli? Če hočemo npr. oštevilčiti samo strani od uvoda naprej, potem rabimo od uvoda naprej drug odsek. Za vsak odsek lahko posebej prilagodimo glavo, nogo, oštevilčenje, robove…

3.4.1. Prelom odseka – Naslednja stran

Ko želimo vstaviti navaden prelom odseka, se postavimo na konec besedila na strani, gremo na zavihek “Postavitev strani”, kliknemo “Prelomi” in izberemo “Prelomi odseka – Naslednja stran”. S tem smo dokument razdelili na dva odseka. Nov odsek se začne na naslednji strani, torej lahko od naslednje strani naprej nastavimo drugačno številčenje, glavo, nogo…

3.4.2. Prelom odseka – Liha stran

Prelom odseka – Liha stran uporabimo na straneh, katere želimo, da se natisnejo enostransko. Torej pride v poštev samo pri diplomskih, ki jih bomo tiskali obojestransko. Postavimo se na konec lihe strani, ki jo želimo tiskati enostransko, in gremo na zavihek “Postavitev strani”, kliknemo “Prelomi” in izberemo “Prelomi odseka – Liha stran”. Če rabimo tiskanje do uvoda enostransko, potem na koncu vsake strani do uvoda vstavimo prelom lihe strani.
Kaj naredi ta funkcija?
-Naredi nov odsek, enako kot navaden prelom odseka
-Vstavi prazno stran za stranjo na kateri naredimo prelom. Prazna stran se vstavi samo v primeru, če prelom vstavimo za liho stranjo. V wordu te strani ne vidimo, saj je ne pokaže. Vidimo jo pri tiskanju, ali če dokument izvozimo v pdf. Opazimo jo tudi, če imamo strani oštevilčene, saj pri številčenju upošteva tudi prazna stran (če je stran, na koncu katere smo vstavili lihi prelom, oštevilčena z 1, bo naslednja vidna stran oštevilčena z 3)

3.4.3. Kako vidimo v katerem odseku smo?

Da ugotovimo v katerem odseku se nahajamo, se premaknemo v urejanje glave ali noge. To naredimo tako, da dvokliknemo povsem na vrh  strani. S tem odpremo urejanje glave in noge, dobimo pa tudi informacijo, v katerem odseku se nahaja določena stran.

4. Oštevilčenje strani

Recimo da potrebujemo:
-Naslovnica brez oštevilčenja
-Strani do uvoda oštevilčene z rimskimi številkami
-Od uvoda naprej navadne številke (od številke 1 naprej)
-Številke poravnane na zunanji rob listov
-Obojestransko tiskanje od uvoda naprej

Postavimo se na tretjo stran (V našem primeru “Zahvala”, druga stran je skrita), ter dvokliknemo na zgornji rob strani, da se nam odpre “Orodje za glave in noge”.

V zgornjem meniju obkljukamo: “Različno za lihe in sode strani” (Ker bomo tiskali obojestransko in morajo biti številke poravnane na zunanji rob listov – torej rabimo številke na desni strani za lihe strani, ter na levi strani za sode strani). To pomeni tudi, da bomo morali vstaviti številke strani posebej za lihe, in posebej za sode strani. Enako velja za morebitno besedilo v glavi in nogi – napisati ga je treba posebej za lihe in posebej za sode strani.

Naslednja stvar, ki jo moramo narediti je, da izklopimo funkcijo “Poveži s prejšnjim“, ki jo najdemo zgoraj v meniju za glave in noge.
Kadar ustvarjamo nove odseke, program Word avtomatsko vklopi to funkcijo pri vsakem novem prelomu.


Kaj pomeni funkcija “Poveži s prejšnjim”?  Pomeni, da je besedilo v glavi in nogi isto kot v prejšnjem odseku. Pomeni tudi, da je oštevilčenje enako kot v prejšnjem odseku.
V našem primeru je naslovnica odsek 1, vse strani do uvoda so v svojem odseku, od uvoda naprej pa imamo en odsek. Torej bomo funkcijo “Poveži s prejšnjim” izklopili na strani i (zahvala), ter pri uvodu.
S tem bomo dobili tri različne načina oštevilčenja (Naslovnica brez, do uvoda rimske številke, od uvoda naprej navadne)

Zdaj bomo vstavili številke strani. Izberemo: “Številka strani” -> “Dno strani” -> “Navadna številka 3” (Smo na lihi strani- če upoštevamo prelom lihe strani za prvo stranjo, torej poravnamo številke na desno stran).

Ker smo na konec naslovne strani vstavili prelom lihe strani, dobimo na drugi strani številko 3 (saj se šteje tudi prazna stran).
Število je napačno, saj želimo 1, rabimo tudi rimsko obliko. To bomo popravili zdaj.

V meniju za glavo in nogo izberemo “Številka strani” -> “Oblikuj številke strani”

Odpre se nam naslednji meni. Na vrhu izberemo obliko zapisa števil (izberemo rimske številke). Spodaj izberemo “Začni z” in nastavimo vrednost na i.

Sedaj lahko napišemo strani do uvoda (Zahvala, Kjučne besede, Povzetek…). Pustimo tudi dve prazni strani za Kazalo vsebine in Kazalo slik – kazala bomo naredili na koncu.
Na koncu vsake strani do uvoda vstavimo prelom lihe strani, da se bo do uvoda tiskalo enostransko.

Od uvoda naprej želimo števičenje z navadnimi številkami od 1 naprej.
Postavimo se na stran z uvodom, dvokliknemo v nogo strani in ponovimo postopek, ki smo ga naredili pri zahvali (izklopimo funkcijo “Poveži s prejšnjim” ter v meniju “Oblikuj številke strani” izberemo navadne številke in spodaj nastavimo “Začni z 1”)

Ker imamo vklopljeno funcijo “Različno za lihe in sode strani”, moramo vstaviti številko strani še na sodi strani (naslednja stran -2). Postopek je enak, le da številko poravnamo na levo stran.

 

5. Označevanje slik, tabel, grafov…

Sliko vstavimo tako, da zgoraj na zavihku “Vstavljanje” izberemo “Slika”. Lahko pa jo tudi preprosto potegnemo iz mape, kjer je shranjena, v naš dokument.
Ko vstavimo sliko na željeno mesto, jo je treba oštevilčiti in poimenovati.
To storimo tako, da desno kliknemo na sliko, in izberemo “Vstavi napis”.

Odpre se nam naslednje okno:

V zgornjem okencu napišemo ime slike. V polju “Oznaka” pustimo nastavljeno “Slika”.

Za označevanje grafov, tabel… uporabimo enak način, s tem da polje “Oznaka” spremenimo na Graf, Tabela… Če med možnostmi ni oznake katero rabite, lahko ustvarite novo s klikom na “Nova oznaka”.

Oznake (slika, tabela, graf..) so pomembne zaradi kazal slik, grafov.., ki ga bomo naredili kasneje.

5.1 Premikanje slik

Ko vstavimo sliko, se lahko pojavi problem, ker je ne morete  svobodno postaviti na poljubno mesto. To je posledica nastavitve “V vrstici z besedilom”, ki jo Word privzeto nastavi za vse vstavljene slike.
Pri tej nastavitvi se slika premika z besedilom, nastavimo lahko le poravnavo: levo, desno, sredina.
Kako jo spremeniti?
Ko vstavimo sliko, dvakrat kliknemo na njo, da se nam na vrhu odpre meni “Orodja za slike”.
Kliknemo na gumb “Prelomi besedilo”, in izberemo možnost, ki nam najbolj ustreza. Ponavadi je najboljša možnost “Kvadrat”, včasih tudi “Za besedilom” ali “Pred besedilom”

6. Oštevilčenje naslovov in podnaslovov

Če želimo, da se naslovi in podanaslovi samodejno oštevilčijo, ter da se številke tudi pravilno prikažejo v kazalu, moramo uporabiti orodje “Oštevilčevanje”, ki da najdemo zgoraj na zavihku “Osnovno”.
Postavimo se pred naslov in pritisnemo “Oštevilčevanje”.

Word bo samodejno vstavil številko, glede na to kateri slog smo uporabili. Če smo uporabili slog “Naslov 1”, bo  avtomatsko vstavljena naslednja številka glede na številko, ki smo jo nazadnje vstavili pri slogu “Naslov 1”. Enako velja za sloge “Naslov 2”, “Naslov 3” …

Ker se pa lahko tudi Word kdaj zmoti (ponavadi kadar brišemo naslove, vstavljamo nove naslove med že obstoječe), moramo včasih številčenje popraviti.

Za popravljanje številčenja imamo na voljo dve možnosti:

– Če desno kliknemo na številko imamo na voljo možnosti: Znova zeženi ob 1, Nadaljuj oštevilčenje, Nastavi vrednost oštevilčenja. Funkcijo izberemo glede na težave, ki jih imamo, v večini primerov težave reši funkcija “Nadaljuj oštevilčevanje”.

– Če se z kurzorjem postavimo na številko, lahko zgoraj pri orodju “Oštevilčevanje” kliknemo na puščico, da se nam odpre meni. Spodaj v meniju imamo 3 možnosti za popravljanje številk: Spremeni raven seznama, Določi novo obliko števil, Nastavi vrednost oštevilčenja.

Na enak način lahko urejamo katerokoli samodejno številčenje v dokumentu (številčenje slik, grafov…)

 

7. Kazala

Ko so smo končali z vsemi ostalimi zadevami lahko naredimo še kazala vsebine, slik, grafov, prilog…

7.1 Kazalo vsebine

Da vstavimo kazalo vsebine, se postavimo na stran, kjer želimo kazalo. Na vrhu gremo na zavihek “Sklici”, kliknemo “Kazalo vsebine”, ter spodaj izberemo “Kazalo vsebine po meri”
(v kolikor smo za naslove uporabili sloge Naslov 1, Naslov 2… lahko uporabimo tudi možnost “Samodejna tabela”, ampak v tem primeru nam word ne ponudi dodatnih možnosti, ki jih imamo na voljo pri “kazalo vsebine po meri).

Odpre se nam naslednje okno. V tem oknu načelom ni potreno spreminjati ničesar (razen če to sami želite). Imamo pa spodaj desno dva gumba, ki sta bolj pomembna.
Če kliknemo na gumb “Spremeni“, lahko določimo slog pisave za kazalo (font, velikost, razmiki…).

Če za naslove niste uporabili privzetih slogov (Naslov1, Naslov2…) ampak ste naredili nove, potem je potrebno klikniti na “Možnosti“. Odpre se nam naslednje okno.

V tem oknu lahko določimo, na podlagi katerih slogov naj Word naredi kazalo vsebine. To določimo tako, da v stolpcu “Raven v kazalu vsebine” napišemo ustrezne številke pri želenih slogih.

Kazalo vsebine je s tem narejeno.
Če ste naknadno še spreminjali vsebino, ne pozabite desno klikniti na kazalo in izberite “Posodobi polje“, da se bo kazalo posodobilo na novo stanje.

7.1.1 Težave s kazalom vsebine

Če kazalo ne prikazuje pravih stvari, je to v večini primerov posledica tega, da niste dosledno uporabljali slogov.
Če je v kazalu nekaj, kar ne bi smelo biti, poiščite to stvar v dokumentu in spremenite slog iz npr. “Naslov 1” na “Navaden”.
Če v kazalu manjkajo naslovi, jih poiščite, ter spremenite slog, da bo ustrezen (Naslov1, Naslov2…).

7.2. Kazalo slik, grafov, prilog…

Postopek vstavljanja kazala slik, grafov, tabel… je skoraj enak vstavljanju kazala vsebine.
Edina razlika je, da ne deluje na podlagi slogov, ampak na podlagi funkcije “Vstavi napis“, ki smo jo uporabili za označevanje slik in ostalih grafičnih elemetov.
Zgoraj na zavihku “Sklici” izberemo “Vstavi kazalo slik“.

V naslednje oknu je edina pomembna stvar, da izberemo ustrezno oznako v polju “Oznaka napisa” (Slika, graf, tabela…)

Enako kot pri kazalu vsebine: če se v kazalu ne prikažejo prave slike, jih poiščemo, ter popravimo oznako, oziroma pobrišemo staro oznako, ter dodamo novo z funkcijo “Vstavi napis”.

 

Verjeli ali ne, prišli smo do konca. Če ste se uspešno prebili do konca, si zaslužite pivo:)